I Twentyfour fandt vi ud af, at nøglen til at få success med remote projekter var at sætte en projektleder på hvert projekt, som var ansvarlig for at guide teamet og gennemgå processerne. Men derudover måtte vi også stille os selv spørgsmålet om, hvordan vi mest effektivt kunne vedtage (nye) guidelines til projektledelse af et remote team, hvor størstedelen af kommunikationen fandt sted asynkront.
Her er fire ting, vi har lært af at udvikle remote projekter. Og så har vi fundet endnu mere værdi i et recording tool, som vi ellers har brugt meget tidligere også. Du kan scrolle direkte ned til #3 for at se videoen og det værktøj, vi refererer til.
Vi håber, at du også kan få noget ud af vores overvejelser.
1. Find de rette færdigheder til at håndtere projektet
Det første step er at sørge for, at man har det rette mix af færdigheder til at udvikle og levere projektet. For at sammensætte det perfekte dream team bliver du nødt til at vide, hvad projektet kræver. Vores projekt var at optimere vores egen website, Twentyfour.dk. For effektivt at håndtere det projekt (på trods af vores asynkrone kommunikation) blev vi nødt til at tænke over alle de nye funktioner, vi gerne ville tilføje til websitet. Og som vi mente kunne skabe værdi for vores brugere på den lange bane. Som det første blev vi derfor nødt til at komme på alle de to-do’s, vi kunne. Derefter skulle vi sikre, at vi fik samlet et team, der havde de nødvendige færdigheder til at eksekvere på de to-do’s.
Det var ikke en særlig udfordring at samle et team, da vi har udviklet og optimeret websites i en årrække. Derfor ved vi allerede, hvem vi skal række ud til, når vi har brug for en særlig færdighed. Men optimeringen af Twentyfours website involverede mange mennesker, der arbejdede på forskellige tidspunkter. Derfor var det vigtigt at planlægge frem i tiden, da alle var vigtige for at opnå det ønskede resultat.
2. Organiser dine to-dos i dit foretrukne projektstyringsværktøj
Det ville være tæt på umuligt at sikre, at alle deadlines blev overholdt, hvis vi ikke havde et klart overblik over alle vores to-do’s samlet ét sted. Af den grund var et af vores vigtigste værktøjer også vores projektstyringsværktøj; Basecamp. Vi bruger Basecamp til alle de projekter, vi arbejder på. Især i disse tider med remote arbejde med forskellige arbejdstider, fandt vi endnu mere værdi i dette projektstyringsværktøj.
Måden vi går til vores interne (marketing) projekter, er, at vi hver anden onsdag laver en ny to-do liste til projektet. Her tilføjer vi alle de opgaver, der skal håndteres inden for de kommende to uger. Onsdag kan måske virke som en skør dag til at planlægge frem i tiden. Men vi mener faktisk, at det er den bedste dag til det. Hvorfor? Fordi opgaver kan sommetider vise sig at være mere tidskrævende end først antaget, eller der kan opstå uforudsete forsinkelser. Så hvis man skal have sine opgaver færdig til mandag, vil dit team (formentlig) føle sig forpligtet til at arbejde i weekenden. Eller i hvert fald ‘frygte’ mandagen. Det, at give dit team de første to dage i ugen til at færdiggøre deres opgaver, vil komme tifoldigt tilbage til dig i form af gladere, mere engagerede og mere produktive teammedlemmer. I hvert fald hvis du spørger os.
Ved at bruge Basecamp kan vi holde os opdaterede på hinandens forløb, fremskridt og arbejde på projektet som et team. Dog med klare aftaler om hvem, der har ansvaret for hvad. Basecamp muliggør fleksibilitet. Det lader os se alt, hvad der er, på vores to-do lister for at kunne planlægge de kommende uger. Vi kan endda kommunikere med hinanden på hvert to-do, hvis (og når) det er nødvendigt. Og vigtigt er det også, at det er nemt at spørge efter råd, holdninger og hjælp fra teammedlemmer, hvis man har brug for det, ved at tagge dem i to-do’en. Det gør det muligt for alle at se præcist, hvor i processen, vi er, så vi kan nå alle vores deadlines.
3. Vis hvad du mener, og hvad du vil have
Vi nævnte, at det er vigtigt at have en projektleder. Men… Hvordan giver du bedst feedback til dine teammedlemmer og kommunikerer dine tanker og idéer, når dit team arbejder remote? Og sommetider på forskellige tidspunkter? Vi har brugt loom recording flere gange tidligere – men den værdi, det har skabt for os, har aldrig været større.
Lad os vise dig en super simpel (men virkelig effektiv) måde at gennemgå et website (eller et andet projekt) og give feedback.
Som du kan se i videoen ovenfor, så havde Bo Møller en masse brugbar og konstruktiv feedback til websitet. Men lagde du også mærke til de korte sætninger, han skrev i dokumentet? Uden videoen ville den skriftlige feedback formentlig have været rigtig svær at afkode. Så, brug af udelukkende skriftlig feedback og gennemgang på et remote projekt stiller højere krav til, at feedbacken skal være specifik og forståelig. Samtidig skal der også være nok baggrundsinformation til, at man kan følge projektlederens tankegang. Og selv hvis man opfylder det, så er der en risiko for, at de mange forskellige mennesker, der er involveret i projektet, vil læse forskellige ting ind i feedbacken.
Ved at bruge loom kunne vores projektleder gå igennem websitet og vise præcist, hvad han mente, og hvad han ville have. Og det gjorde det muligt for de, der arbejdede på projektet, at gå tilbage til to-do’s og genhøre feedbacken. Det var et virkelig vigtigt element i vores remote projekt, der gik på at optimere Twentyfours website!
4. Regelmæssige opdateringer på projektet
En anden ting, der er super vigtig for at håndtere vellykkede remote projekter, er ofte at opdatere dine teammates på din del af udførelsen. Som et eksempel opdaterer vi i Twentyfour altid hinanden på:
- Hvad er der blevet lavet denne uge?
- Hvad er planen for næste uge?
- Er der noget, der forhindrer projektet i at køre videre som planlagt?
- Er der nogle ændringer i deadline? Og hvis ja, hvorfor?
Vi føler, at det har været vigtigt for os at arbejde på projektet som et team. Det er selvom vores team har været spredt ud over forskellige områder, byer og endda lande. Ved kontinuerligt at opdatere hinanden på forløb og fremskridt samt eventuelle forhindringer, har vi beholdt vores teamfølelse og den hjælp, man normalt ville få af sine teammates. Og udover teamfølelsen har regelmæssige opdateringer også gjort det nemmere for projektlederen at holde styr på projektet og sikre, at alle i teamet har haft de ressourcer, de har haft brug for, for at eksekvere på deres to-dos.
Alle har selvfølgelig tilpasset sig forskelligt til det nye remote landskab, som COVID-situationen præsenteret os for. Men de ovenstående fire punkter har været vores primære guidelines i de uvante tider. COVID-19 har uden tvivl bragt udfordringer med sig. I Twentyfour mener vi dog, at vi har lært meget om os selv, om vores teams og særligt om vores processer, og hvordan vi bliver ved med at optimere dem!
Vi håber, at dette post har været brugbart og har inspireret til en gennemgang af dine processer. Vi vil meget gerne høre fra dig, hvis du har nogle tips til, hvordan man mest effektivt kan håndtere remote projekter.
