Hvad er en integration egentlig?
Helt simpelt forklaret er en integration en kobling mellem to systemer. Lad os kalde dem system A og system B.
En integration vil sørge for, at data flyder fra det ene system til det andet system. Det kan f.eks. tænkes, at du gerne vil have en tilmeldingsblanket til et event, du afholder. Når du modtager en tilmelding på dit website, vil en dataintegration mellem de to systemer sørge for, at vedkommende automatisk kommer over i det system, du nu engang bruger til at holde styr på dine tilmeldinger. På den måde fjerner du helt det manuelle element i at overføre deltageres informationer fra et system til et andet.
Man kan også lave en integration, hvor data flyder begge veje. Uanset om du smider data i det ene eller i det andet system, vil det automatisk komme over i det tilkoblede system.
Det kan eksempelvis være, at du gerne vil have dit ERP system til at tale sammen med din webshop, så f.eks. lagerbeholdning automatisk opdateres. På denne måde sikrer du, at du altid viser den korrekte information til dine kunder. Derudover sparer du en lagermedarbejder eller administrativ medarbejder, der manuelt skal optælle og opdatere, hver gang der sker ændringer.
To typer integrationer
I Twentyfour bliver vi rigtig tit spurgt: “Hvordan er det nu lige, I bygger integrationer?”. Og det spørgsmål giver meget god mening! Det er netop sådan noget som data- og systemintegrationer, vi bruger meget tid på at rode med her i Twentyfour.
Men hvordan vi laver integrationer afhænger meget af projektet. Udgangspunktet for enhver integration er nemlig selvfølgelig: Hvad (og hvor meget) skal denne integration kunne?
Helt grundlæggende kan integrationer inddeles i to typer: simple integrationer og komplekse integrationer.
En simpel integration:
Ved en simpel integration, er der en begrænset (og ofte en lille) mængde data, der skal overføres fra system A til system B. Det vil ofte være en integration mellem to relativt simple systemer såsom ens website og nyhedsbrevsystem. På den måde kan man så skrive sig op til nyhedsbrevet gennem en formular på websitet. Her skal integrationen “blot” sørge for, at den data, der bliver fyldt ud på websitet, bliver overført til nyhedsbrev systemet, så de automatisk vil påbegynde den journey, du har forberedt til dem. En simpel integration vil oftest ikke være en stor økonomisk post.
En kompleks integration:
Der findes dog også langt mere komplekse integrationer. Det kan f.eks. være, når man skal lave en connection (integration) mellem ens webshop og økonomisystem. Igen afhænger kompleksiteten naturligvis af forretningens kompleksitet, men en sådan integration vil grundlæggende være relativt tung sammenlignet med ovenstående.
Når man integrerer ens webshop og økonomisystem, er der en masse faktorer, man skal tage højde for; det kan eksempelvis være, at man har et komplekst produkt med mange forskellige varianter. Det kan også være, at produktet sælges i forskellige lande, og at der er forskellige valutakoder, der skal indtænkes i systemerne. Disse skal gerne skal stemme overens mellem webshop og ERP system. Der vil altså være en logik i dit økonomisystem, som er essentiel at få med over i webshopsystemet, og som kan klare, at dine kunder bruger websitet og webshoppen og klikker rundt på siderne. Disse former for integrationer vil tage længere tid at bygge end en simpel integration. Til gengæld vil de automatisere en langt større del af din forretning.
Vores eksempler på gode integrationer
I Twentyfour har vi mange års erfaring med simple og (i særdeleshed) komplekse integrationer på tværs af brancher og systemer. Derfor har vi to konkrete eksempler på dataintegrationer, vi har lavet for kunder, der havde behov for henholdsvis en simpel og en kompleks integration.
Konkret eksempel på en simpel integration:
Det er et eksempel, vi har brugt tidligere i indlægget. Men det er et rigtig godt eksempel på en simpel integration, som kan spare dig for meget manuelt tastearbejde.
Vi havde en kunde der havde brug for hjælp til at connecte deres website til deres nyhedsbrev gennem en integration. Kunden havde allerede nyhedsbrevsopsamling, men de manglede integrationen mellem de to systemer. Processen var, at når formen blev udfyldt på deres website af deres kunde, blev informationen tilsendt til dem på en mail, som de så selv skulle indsætte i nyhedsbrevssystemet og sørge for at sende ud til deres kunde. For at få signet deres interesserede modtagere op til nyhedsbrevet, var der altså en del manuelt (og tidskrævende) arbejde.
Det, vi gjorde, var at automatisere hele processen gennem en integration mellem website og nyhedsbrevssystem. På den måde flyder den udfyldte information fra websitet automatisk over i nyhedsbrevssystemet. Vores kunde skal derfor ikke fokusere på andet end at producere spændende indhold til deres nyhedsbrev. Det er både smart, tidsbesparende og frigiver en masse ressourcer.
Konkret eksempel på en kompleks integration:
Selvom vi gennem årene har udviklet mange små og simple integrationer, så er der ingen tvivl om, at vi laver flest komplekse og tunge integrationer. Og vi har selvfølgelig også et eksempel på en sådan integration.
En kunde kom til os med et fladt website som eksisterende løsning, hvor deres kunder kunne bestille varer gennem en form på sitet. Når der blev lagt en bestilling, modtog vores kunde en mail, hvorfra bestillingen og kundens informationer skulle indtastes manuelt i økonomisystemet. Varen skulle manuelt plukkes og sendes afsted – og ja, alle de processer, du formentligt kender godt, hvis du lever af at sælge varer online, skulle håndteres manuelt.
Hele denne proces kan super-optimeres ved at bygge og stille en webshop til rådighed for vores kundes kunder. Og det var naturligvis lige det, vi gjorde. Vi udviklede en webshopløsning til vores kunde, der automatisk talte sammen med alle de involverede systemer og processer. På vores kundes nye webshop logger deres kunder ind med et login gennem et specialudviklet login system. På den måde åbnes der op for differentierede priser, ordrehistorik, foretrukne varer og meget mere. Og for vores kunde spares der en hel medarbejder, der førhen plottede information manuelt ind fra bestillingen til ERP. Det gavner altså både forretningen og kunderne at automatisere købsprocessen.
Direkte integration mellem to systemer eller med et integrationsværktøj?
Hvis vi simplificerer det hele lidt, er der to måder, man kan vælge at gå til sit integrationsprojekt. Man kan lave integrationerne direkte mellem to (eller flere) systemer, eller man kan integrere systemerne gennem et integrationsværktøj.
Vi vil uden tvivl anbefale dig at bruge et integrationsværktøj til dine integrationer. Lad os forklare dig, hvad det vil sige, og hvorfor det er den bedste løsning.
Når man driver en forretning, og særligt en forretning med et online element, vil man have en række systemer, som er med til at holde forretningen kørende. Systemerne er måske forskellige fra forretning til forretning – men vigtigheden af, at de kører, som de skal, er den samme, uanset hvor og hvordan man arbejder.
Måske er system A og B allerede blevet connected, men hvad så når resten af systemlandskabet skal optimeres digitalt? Traditionelt set vil man jo starte med a, så b, så c, så d, og så videre og så videre. Den første (og måske den anden) optimering vil være rimeligt ligetil. Men jo flere led, vi kommer ned, jo sværere vil det blive at erstatte det første system.
Og hvis først system A begynder at blive nedbrudt, så vil der opstå problemer i hele kæden af systemer. Eller hvad nu hvis I beslutter jer for at sløjfe system A, fordi I er vækstet, og det ikke længere er det mest optimale system til jeres behov? Så bryder hele jeres dataflow sammen.
Derfor vil man hellere have en dataarkitektur, der er centreret omkring en decentraliseret unit. Det lyder mere forvirrende, end det er – det lover jeg.
Derfor skal du integrere med et integrationsværktøj
Når man connecter ind mod midten (både den ene og den anden vej) gennem en decentraliseret unit (en robot), der snakker sammen med alle systemerne, skaber man et system, der er nemmere at skalere. Og ofte vil man, i takt med at man vækster, også få flere systemer til for at kunne håndtere en øget efterspørgsel – og her bliver det vigtigt at have bygget en dataarkitektur, der kan skaleres.
En anden fordel er også, at et sådant setup vil gøre det muligt at sløjfe et system, uden at det hele falder fra hinanden. Typisk vil man have et nøglesystem eller et hovedsystem, der håndterer en stor mængde data, og som er vigtigt for din forretning. Det vil højst sandsynligt være dit økonomisystem. Ændrer dine behov i virksomheden sig, vil det være meget svært for dig at skifte dit økonomisystem ud, hvis du ikke har integreret mod midten – for sløjfer du nøglesystemet, dør resten af organisationen. Men har du derimod brugt et integrationsværktøj og integreret mod midten, kan du skifte det gamle system ud med et nyt, så snart du har brug for det. Og det er af åbenlyse årsager en kæmpe fordel for din forretning.
Når vi bygger store integrationer, bruger vi vores egen integrationsmotor, KOEBT. KOEBT er en komplet teknisk integration, der fungerer som den decentraliserede unit i midten, der sørger for, at alle systemer taler sammen – hele tiden.
Udover at sørge for ovenstående så har KOEBT et dashboard, der sikrer oppetid på alle salgskanaler. Også selvom ERP systemet skulle gå ned for en kort stund. Og det afhjælper faktisk et af de største problemer, der kan være med integrationsprojekt; nemlig nedetid på enkelte systemer, mens integreringen finder sted.
KOEBT gemmer konstant backup af nyeste data og sikrer dermed, at alt fortsat kører, som det skal. Selv hvis et vigtigt system som ERP systemet er nede eller ude af drift en time eller to pga. opdateringer.
Hvorfor skal jeg lave data- og systemintegrationer?
Det er ikke nogen hemmelighed, at data- og systemintegrationer kan være en stor økonomisk post. Men til gengæld er det også en stor økonomisk indtjening, så pas på med at afskrive en investering i integrationer.
Det er oplagt at få lavet integration(er), hvis du ønsker at procesoptimere i din virksomhed og minimere (eller helt fjerne) jeres manuelle arbejde. Når du fjerner det manuelle arbejde, frigiver du også medarbejderressourcer, så du kan have dine bedste hænder og hjerner til at arbejde på noget, der skaber værdi for din virksomhed – og lade teknologien klare de ting, der ikke kræver menneskelig involvering for at skabe værdi.
Fordelene ved data- og systemintegrationer
- En integration sparer dig for en masse manuelt tastearbejde, da data ikke skal indtastes manuelt i både system a og b (og c og d og..).
- Med gode integrationer undgår du helt menneskelige fejl! Og mindsker betydeligt generelle fejl, da det hele sættes i proces gennem en robot.
- En helt åbenlys fordel er selvfølgelig også, at man speeder tingene betydeligt op ved at automatisere det.
- Integrationer gør det nemmere at skalere din forretning.
- Øger produktiviteten gennem bedre allokering af ressourcer.
- Dine forskellige data kan nemmere og bedre både håndteres og analyseres gennem data- og systemintegrationer.
- Og mange mange flere, som vi gerne tager en snak om, hvis du er interesseret i at høre mere.
Hvordan skal vi komme i gang med et integrationsprojekt?
Integrationer bliver hurtigt blæst op til at være en stor ting. Selvom de er vigtige og en stor hjælp for mange virksomheder, behøver de slet ikke at være så komplicerede (eller dyre).
Man kan sagtens starte med en lille, simpel, dataintegration mellem to systemer, og så gradvist bygge videre fra den. Har du eksempelvis to systemer, hvor det ville hjælpe dig, at de talte sammen? Det kunne f.eks. være, som i vores tidligere eksempel, din kontaktformular på hjemmesiden og dit nyhedsbrev. Ved at integrere de to systemer vil dine kunders informationer automatisk blive sendt videre til det system, du bruger til dine nyhedsbreve. Du kan derfor koncentrere dig om at producere og levere værdifuldt indhold til dine modtagere – i stedet for at flytte data manuelt fra det ene system til det andet og dobbelttjekke (måske endda trippel tjekke) at det hele er kommet korrekt over. Du kan blot finde ro i, at integrationen kører og klarer alt det bagvedliggende for dig.
For at svare på spørgsmålet om, hvordan du kommer i gang med et integrationsprojekt, så vil det første step være at kortlægge dit behov. Har du brug for en simpel integration mellem to systemer eller en mere kompleks integration mellem flere systemer?
Uanset dit behov vil vi gerne tage en snak om hvilke typer integrationer, der ville være bedst for din forretning.
