Nu hvor “Danmark er lukket ned”, og det pludseligt er presserende at finde en holdbar løsning til remote arbejde, kommer her en kort guide fra mig. Fang mig på bm@html24.dk, hvis du har spørgsmål eller kommentarer – eller deltag i debatten på LinkedIn tråden herinde.
Tips fra to virksomheder som allerede opererer remote
I mine to virksomheder Eatie og Terapeut Booking har vi længe givet medarbejderne meget fleksible rammer. Faktisk har Terapeut Booking i årevis været “fully remote”.
Hos Twentyfour (Tidl. HTML24) har vi været glade for at mødes mere eller mindre fast, og vi holder mange møder med kunder, da vi arbejder med komplekse projekter. Jeg står derfor også over for udfordringen med at sikre, at alle kan fortsætte deres arbejde ufortrødent – her og nu.
Heldigvis er jeg så priviligeret at have en del erfaring med remote arbejde, så det tænker jeg hermed, jeg gerne vil dele.
Min guide er egentlig primært til internt brug, men jeg tænkte, at det måske kunne hjælpe andre, som er fortvivlede over, hvad man nu skal gøre.
Potentielle upsides ved remote arbejde
#1 Stor frihed
Du kan selv tilrettelægge måden, du arbejder, når ikke du bliver forstyrret konstant. Foretrækker du at arbejde i sweatpants? Så er det nu. Foretrækker du at løbe en tur kl. 10, når du lige har fået klaret de første par timers arbejde? Så er det nu, at du kan gøre den slags.
Jeg holder selv meget af at kunne klare e-mails og diverse problemer, hvor jeg selv er flaskehals, mellem kl. 08.00 og 10.00 om formiddagen. Herefter synes jeg, det er fint med en pause til f.eks. netop en løbetur.
#2 Mulighed for dyb fokus
Hvis du arbejder hjemme og er så heldig at have f.eks. et kontor indrettet, hvor du kan lukke døren (eller måske bor alene?), så er remote arbejde en fantastisk mulighed for virkelig at fordybe sig i projekter, som kræver fokus og flow. Jeg har det personligt svært med at skifte mellem “hurtigt arbejde” (hvor jeg eksempelvis skal ekspedere e-mails eller delegere opgaver) og “dybt arbejde” (hvor jeg skal koncentrere mig om f.eks. at udarbejde en strategi, programmere en kompleks funktion, designe et nyt onboarding-flow eller måske skrive et værdiskabende nyhedsbrev).
Hjemmearbejde er min mulighed for at isolere mig selv og faktisk få tid til at fordybe mig. Det betyder virkelig meget.
Potentielle downsides ved remote arbejde
#1 Svært at skabe samhørighed og kultur
De fleste mennesker skaber vedvarende relationer ved at se hinanden og tale om løst og fast. Den slags kan være svært, hvis man ikke er vant til at anvende online “miljøer” til sociale sammenhænge. Det kan være enormt svært at bruge mimik, kropssprog og toneleje til samtaler, da det meste remote arbejde foregår skriftligt. Dette kan potentielt være en meget stor downside.
#2 Svært at kontrollere, hvad folk foretager sig
Chefens mareridt i krisetid. Hvordan sikrer man, at folk faktisk laver noget, når der arbejdes remote? Dette er en stor potentiel downside. Ikke fordi det i sig selv er et problem ikke at kunne kontrollere, om der er fremdrift, men primært fordi mange virksomheder slet ikke har skriftlige pejlemærker på fremdriften. I salgsteams ringer man måske med en klokke på kontoret, eller man kan se medarbejderne sidder og ringer til kunder. På udviklingsteamet kan man høre kollegaerne tale om kode-udfordringer. Alt dét forsvinder, når man arbejder remote – medmindre man har en lignende digital proces.
#3 Kan skabe unødige konflikter og misforståelser
De fleste af os kender nok udfordringen med, at en konflikt kan skabes på skrift – men bedst løses ved et fysisk møde eller en telefonsnak. Toneleje, stemmeføring, mimik og noget så simpelt som et smil kan gøre en kæmpe forskel. Dette kan være en kæmpe udfording for dem, som ikke er vant til remote arbejde – da det typisk fungerer primært på skrift.
#4 Svært at motivere medarbejdere med “traditionelle” værktøjer som f.eks. stemning på kontoret
Det kan være svær at få medarbejdere motiveret, hvis man fjerner nogle af de elementer, som måske historisk har været motiverende. Det kan være, at man som medarbejder har fundet stor glæde og motivation i at ringe med salgsklokken på kontoret. Eller måske er det motiverende at have dialog til frokost, om hvor mange bugs man har knust i sin kode? Den slags forsvinder måske, hvis ikke man sidder sammen.
Løsninger på de potentielle downsides
Løsning på udfording #1 – Svært at skabe samhørighed og kultur
Der findes allerede mange online “miljøer”, som fungerer med kultur, sociale mønstre, relationer og mange af de elementer, vi ellers normalt kun tilskriver fysisk, socialt samvær. Eksempelvis gamere (folk som spiller computer) har i årevis været vant til at hænge ud på platforme som Discord, Ventrilo og – i gamle dage – IRC. Hvis man ønsker at skabe eller bevare det sociale i sin virksomhed, kan man med fordel lade sig inspirere af netop gamere. I rigtig mange tech-virskomheder bruger man “kontorets ækvivalent” til IRC eller Discord; nemlig Slack. Eller Microsoft Teams. Begge systemer gør det muligt for medarbejdere at hænge ud og have dialoger, som ikke behøves at være dybt formelle.
Herunder ses et screenshot fra Slack, som vi bl.a. anvender i Terapeut Booking. Jeg mødes ikke til hverdag med Casper og Fabio i tråden, men vi taler sammen hver dag over slack. Dét bidrager til en social relation.
Løsning på udfording#2 – Svært at kontrollere, hvad folk foretager sig
Hvis man er vant til at kunne følge godt og grundigt med i, hvad der foregår, ved simpelthen bare at “møde folk ved vandkøleren”, eller fordi man overhører samtaler – ja, så skal man til at gøre det anderledes, hvis man arbejder remote.
Hos Twentyfour har vi længe arbejdet med nogle faste (og måske lidt rigide) regler for at sikre fremdrift. Her er nogle af de regler, som gør det relativt nemt for os at arbejde remote.
Mindst én todo pr. dag
Vi måler ikke på timer – men på todo’s. Alle medarbejdere afslutter mindst én todo om dagen – og på den måde kan man via vores projektstyringsværktøj hele tiden følge med i fremdriften. På hvert projekt kan man så dagligt følge et opdateret feed på alle afsluttede todo’s. Vi måler ikke på timer, men vi måler på resultater. Herunder ses et screenshot fra et tilfældigt projekt, hvor man kan se de lukkede todo’s.
Send en status hver eneste fredag
Hver fredag sender vi i Twentyfour en status til vores kunder. Det hjælper kunderne, men det hjælper i særdeleshed os selv. Når alle skal sørge for at levere en status på projekter, sikrer man, at der er accountability med et fint jysk udtryk. Herunder ses et eksempel på sådan en fredagsstatus.
Andre værktøjer hos Terapeut Booking
Hos Terapeut Booking har vi en lidt anden approach. I den virksomhed har firmaet altid arbejdet remote, og der er ikke på samme måde ‘projekter’. Til gengæld har vi en proces, hvor der dagligt rapporteres om, hvad man arbejder med, således at det øvrige team kan følge med.
Her er et screenshot, der viser et eksempel på sådan et “morning standup meeting” i Terapeut Booking.
Ligesom vi har en daglig “godmorgen rapportering”, har vi en “end of day” rapportering, hvor teamet fortæller om, hvad de har arbejdet med. Ofte bidrager det til at skabe dialog på tværs af teamet, da folk kommenterer og diskuterer.
Løsning på udfording #3 – Kan skabe unødige konflikter og misforståelser
Det nok absolut bedste tip jeg kan give til at undgå unødige konflikter er at tælle til 10, når du bliver provokeret. For det meste har folk ikke en intention om at skabe dårlig stemning, men noget så fredeligt som smileys kan forstås helt forskelligt. Nogle mennesker ser eksempelvis smileys som dybt useriøse. Andre mener, det er en god måde at vise, at man er glad, og at alt er fryd og gammen. Prøv derfor at tage ansvar for din egen kommunikation. Tænk over, hvordan andre vil opleve det, du skriver.
Min erfaring er herudover, at man ved skriftlig kommunikation (som typisk anvendes massivt ved remote arbejde) kommer meget langt ved altid at huske at anerkende, hvad andre bidrager med.
Hvad mener jeg med det? Konkret betyder det, at man har størst succes med en dialog på skrift, hvis man ikke altid går “lige til stålet”. Hvis du f.eks. bliver bedt om at give feedback til noget arbejde, din kollega har lavet, så start med at skrive “Tusind tak for indsatsen. Mega fedt du er kommet godt i mål!” eller noget andet, som anerkender din kollegas hårde arbejde. Du skal naturligvis ikke lyve, men hvis du undlader at dele de positive ting, der er at dele, så ved din kollega jo ikke, om du sidder og er ekstremt negativ, eller om du faktisk også har positive tanker omkring kollegaens arbejde. Hvis du starter med bare at skrive, hvad alle fejlene i din kollegas arbejde er, kan det blive tolket super negativt, og man kan ufrivilligt starte en meget negativ kommunikationsspiral. Årsagen til dette er, at man med verbal kommunikation typisk kan vise smil, mimik, kropssprog og andet, som bidrager til ikke at skabe dårlig eller negativ stemning. Når man kun har skriftlig kommunikation som værktøj, skal man øve sig i at være bedre til at huske at kommunikere det positive, da det ikke kan blive kommunikeret på andre måder end gennem skriften.
Løsning på udfordring #4 – Svært at motivere medarbejdere med “traditionelle” værktøjer som f.eks. stemning på kontoret
Der findes værktøjer, som digitaliserer f.eks. “vandkøleren”, frokost-snakken og sælgernes skibsklokke. Hvis man arbejder remote, er det en god idé at overveje nogle af disse værktøjer. Herunder ses det, hvordan vi fejrer, at en medarbejder har lukket 5 todo’s på en enkelt dag i Twentyfour.
Ovenstående skærmbillede kommer frem i vores interne samarbejdsværktøj Slack, hver gang en medarbejder har lukket 5 todo’s på én dag. Herunder er et eksempel på, hvordan vores system visualiserer, at en handel er blevet lukket. Det svarer til en slags digital skibsklokke.
Det er klart, at systemer som ovenstående ikke 100% erstatter det, at mødes fysisk. Alle elementerne kan dog bidrage til at genskabe noget af det, vi ellers kan komme til at savne fra den “gammeldags” måde at arbejde sammen.
Bonus: Værktøjer som er smarte til remote arbejde
(Jeg opdaterer løbende denne sektion)
#1 Slack
Slack er et super godt værktøj til at arbejde sammen online. Se mit screenshot tidligere i den her post, hvor jeg via Slack har dialog med mine kollegaer Fabio og Casper.
#2 Basecamp
Basecamp er et super godt værktøj til projetstyring. Værktøjet er enormt simpelt, idet det som udgangspunkt kun arbejder med todo-lister. Det kan alle forstå.
#3 Loom
Loom er et værktøj til at lave korte videoer med din egen skærm, hvor du taler henover videoen. Værktøjet er super nemt at bruge til at give feedback, mundtligt.
#4 Google Docs
Det her er fuldstændig oplagt, men alligevel oplever jeg dagligt, at virksomheder ikke rigtig har prøvet, eller set, hvor effektivt Google Docs faktisk er.
Jeg har de sidste ca. 10 år slet ikke brugt noget som helst fra Microsoft Office. Simpelthen fordi Google Docs er så fantastisk nemt at arbejde med, når man arbejder sammen. Den helt magiske feature, som jeg primært anvender, er det, at man kan foreslå ændringer direkte i et dokument. Når en kollega har skrevet et udkast til et tilbud, en e-mail eller noget andet – så kan jeg nemt foreslå en masse ændringer direkte i dokumentet. Så slipper vi for at sende e-mails frem og tilbage med vedhæftede word-dokumenter.
Derudover ejer virksomheden adgangen til alle dokumenter på virksomhedens Google Docs konto, så der er ingen risiko for, at dokumenter forsvinder, eller at en medarbejder “stikker af” med vigtige filer, som så ikke kan genetableres.
Mit screenshot herover viser mine meget forsimplede forklaringer af det magiske ved et delt Google dokument.
#5 Whereby.com til videomøder og konsultationer
Whereby.com er efter min mening det absolut mest simple tool, jeg har fundet til videomøder. Slack og Skype er super gode, men det tager lang tid for en kunde eller en anden tredjepart at sætte systemerne op, hvis de ikke bruger det i forvejen. Whereby.com kræver absolut ingen installation af software, da det foregår 100% i en browser.
Det gør det virkelig nemt at invitere kunder til møder.
Vores søstervirksomhed har skrevet en guide til e-konsultationer for terapeuter, psykologer og andre, som er afhængige af at kunne afholde konsultationer. Se information om e-konsultationer med whereby.com på Terapeut Bookings website her.
Ekstra bonus: Andre som har spændende tanker om remote arbejde
(Jeg opdaterer løbende denne sektion)
#1 Post på LinkedIn fra Andrew Lolk
Andrew Lolk fra Savvy Revenue har nogle fine pointer om remote arbejde på sin LinkedIn. Tjek det ud her.
#2 We Work Remotely
We Work Remotely er et job board for virksomheder, der søger remote medarbejdere. Dette fungerer super godt.
#3 Bogen “Remote – Office not required” af teamet bag Basecamp
Remote er en meget anerkendt bog fra David Heinemeier Hansson og Jason Fried, de to stiftere af Basecamp. Bogen går i dybden med deres erfaring(er) om remote arbejde.
#4 Post på LinkedIn fra Casper Klenz-Kitenge
Casper har samlet en række gode råd om remote arbejde på sin LinkedIn. Se det hele herinde.
#5 Post på LinkedIn fra iværksætteren Kristian Scharling
Kristian har samlet en række tips om remote work her.
