Fredagsstatus hos Twentyfour – Projekt status hver fredag

I dag vil jeg gerne give et kort indblik i, hvordan vi arbejder med “governance” i Twentyfour (Tidl. HTML24).

Da Twentyfour fra et helikopterperspektiv er en relativt simpel forretning, kan man argumentere for, at vi egentlig kun har to vigtige interne opgaver at løse.

1. Vi skal sælge projekter til vores kunder, så vi får omsætning.
2. Vi skal levere projekterne til kunderne, så kunderne er glade, og vi kan få mere af punkt #1 herover.

De to ovenstående opgaver er på overfladen relativt simple, men de kan i praksis løses på rigtig mange forskellige måder.

Igennem årene har vi eksperimenteret med en del forskellige projektmodeller. Det er min erfaring, at de største potentielle problemer i forbindelse med valg af projektmodel er følgende:

1. Kunden føler sig ikke informeret godt nok
2. Der er for meget snak og for lidt fremdrift
3. Der er ikke nok “snak” og derfor intet overblik
4. Som overordnet ansvarlig for Twentyfour har jeg ikke et overblik over, hvad vi arbejder på, og hvor langt vi er (hvilket er ekstremt dårlig governance)
5. Det er en kæmpe overraskelse for et projekts interessenter, når der sker forsinkelser

Hvordan løser man ovenstående? 

Den typiske løsning, jeg ser hos kollegaer i branchen – og også tidligere hos os selv – er en relativt avanceret projektmodel, som kan tilpasses til den enkelte kunde. Det lyder jo på overfladen smart, da hver kunde selvfølgelig har unikke udfordringer. Problemet ved at tilpasse sin model er, at det bliver svært at sikre en god governance internt. Man kan simpelthen ikke på en nem måde sikre, at alle projekter har fremdrift og i øvrigt køres korrekt – hvis de enkelte projekter har hver sin model.

Det resulterer i, at enkeltprojekter kan køre af sporet, da der ikke er nogen fast procedure, som skal følges.

Hvis man opfinder unikke projektmodeller, som er tilpasset hver enkelt kunde, risikerer man også, at de enkelte interessenter tolker modellen forskelligt.

Det lyder naturligvis super smart, at man kan fortælle sin kunde, at man tilpasser sin model – men i praksis giver det dårlige resultater, da ingen kan overskue at have forskellige procedurer for alle kunder. Det er derfor en meget farlig rute at gå ned ad.

Løsningen, som faktisk virker

Den største risiko for et projekt er, efter min mening, at de folk, der arbejder på projektet, ikke forstår hvilke forventninger, der er til kommunikation/rapportering omkring projektet.

Den absolut bedste måde at løse det problem på er at holde modellen simpel.

Derfor har vi hos Twentyfour de sidste par år kørt med en super simpel model, som består af følgende;

1. Ved accept af et tilbud oprettes der et projeketrum i vores projektstyringsværktøj
2. Når et projekt starter, kopierer udvikleren hos Twentyfour (som har leveranceansvaret) alle ordrelinjer fra det accepterede tilbud ind som todo’s i en særlig todo-liste i projektrummet med navnet “deliverables”. Dette er, hvad kunden har købt og dette er, hvad der leveres
3. Udvikleren må gerne lave flere todo’s, men de skal altid kunne relateres til en todo fra “deliverables” listen
4. Man må ikke lukke en todo uden at kommentere, hvorfor den lukkes.
5. Udviklere (som hos os er dem, der står for leverancerne) skal hver eneste fredag sende en status til sine kunder. Dette er uanset, om der er fremdrift eller ej. Der er ingen undtagelser
6. Udviklere skal hver dag afslutte mindst én todo. Ingen timeregistrering – men mindst 1 todo pr. dag. Hvis en todo fra deliverables-listen så tager mere end én dag, bør den nedbrydes
7. Kunder skal kunne følge med i hvilke todo’s, der er blevet afsluttet
8. Udviklere ejer selv deres projekter. Der er ikke en særlig projektleder, som ikke selv er med i projektet, som blot har til rolle at kommunikere med kunder. Udvikleren skriver til sin kunde hver fredag + kommenterer selv på sine todo’s
9. Hver fredag rapporterer udvikleren internt til det øvrige team i Twentyfour, om projektet for kunden er hhv. rødt, grønt eller gult afhængig af, hvor godt det går.

Ovenstående er vores projektmodel. Dette kan gøres smartere på et væld af måder, men det smarteste ved modellen er, at den fungerer på tværs af absolut alle kunder, vi har. Vi lover derfor vores kunder, at der ikke går uger eller måneder, uden de hører fra os. De kan forvente, at der kommer en melding hver eneste fredag.

På den måde kan vores kunder altid tjekke status og spore fremskridt (eller mangel på samme) gennem vores projektstyrringsværktøj. 

Her har vi en kort video, hvor jeg forklarer, hvordan vores fredagsstatus fungerer.